|
- Sắp xếp tài liệu, hồ sơ, cập nhật, lưu trữ các thông tin trong quá trình thi công theo quy định công ty.
- Phân loại tài liệu, hồ sơ để dễ truy xuất.
- Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý thi công của Chỉ huy trưởng/ GĐ dự án.
- Quản lý các trang thiết bị văn phòng thuộc Ban chỉ huy CT.
- Kiểm tra nhân lực, cấp phát bảng tên, đồng phục theo dõi chấm công hàng tháng và thực hiện những công việc liên quan đến tiền lương.
- Soạn thảo các văn bản hành chính.
- Biên, phiên dịch các tài liệu liên quan đến nhiệm vụ khi có yêu cầu.
- Giao nhận hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban, đối tác, trình Chỉ Huy trưởng/ Giám đốc dự án xử lý.
- Thư ký các cuộc họp.
- Tổng hợp và báo cáo cho Chỉ Huy trưởng/ Giám đốc dự án – BGĐ những công việc liên quan đến tình hình tại cộng trình. Báo cáo kết quả thực hiện các công việc của từng vị trí về Chỉ Huy trưởng/ Giám đốc dự án.
- Nhận các công văn đến
- Kiểm tra, scan lưu trữ và chuyển công văn đến các bộ phận có liên quan
- Thực hiện việc theo dõi/ quản lý số công văn, thể thức văn bản, thẩm quyền ký duyệt và sử dụng con dấu vuông công trường khi ban hành văn bản.
- Thực hiện các công việc khác khi được phân công bởi BCH và GĐ dự án.
- Theo dõi các công việc của thầu phụ dựa vào hợp đồng thầu phụ - nên có người chịu trách nhiệm riêng và công việc này
- Giúp Ban chỉ huy công trường và Giám đốc DA các công việc khi có yêu cầu.
- Kiểm soát các nội dung giao việc liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật – dự án (theo yêu cầu) để báo cáo GĐDA kết quả thực hiện.
- Chuyển yêu cầu của GĐDA đến những phòng ban, nhân viên theo yêu cầu và kiểm soát kết quả thực hiện báo cáo Chỉ huy trưởng (Site Manager).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.
* Quyền hạn
- Đề xuất với Chỉ huy trưởng tạo điều kiện cho việc thực hiện công việc.
* Mối quan hệ trong Công ty:
- Báo cáo công việc cho GĐDA và ban Giám đốc.
- Quan hệ với bên ngoài: theo dõi các hợp đồng với các nhà thầu phụ tại công trình để triển khai công việc theo yêu cầu.
* Thử thách và khó khăn trong công việc: Áp lực công việc cao,đòi hỏi phải linh hoạt,siêng năng, cần có tính nguyên tắc, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao
* Yêu cầu kết quả: đảm bảo hiệu quả công việc đáp ứng được các yêu cầu GĐDA, các báo cáo, biên bản làm việc phải cập nhật đầy đủ, chính xác, Thực hiện đúng theo quy trình nghiệp vụ.
|
